I registret över kartor och ritningar förekommer begrepp som används för att söka och kategorisera materialet.
Objekt; den typ av handling du letar efter t.ex. karta, tomtkarta, situationsplan, ritning, ritningsbilaga (ritningsbilaga kallas alla texthandlingar som förvaras med ritningarna).
Församling/plats; i första hand församling. Endast i de fall där kartor omfattar mer än en församling redovisas övergripande topografiska namn som t.ex. stadsdel, stad, landskap, län eller land. Rör t.ex. en bygglovsritning en fastighet i Katarina församling har enbart Katarina registrerats (och inte exempelvis Södermalm, Stockholm, Sverige).
Fastighet; kvarterets namn. I träfflistan redovisas poster där namnet förekommer, tillsammans med tomtnummer.
Gata; gatans namn. Många gator har bytt namn. Vanligen redovisas både äldre namn och dagens.
Namn på sökande/ägare namn på den som söker bygglov, alternativt namn på fastighetsägare. Här redovisas de namn på sökande och tomtägare som framgår av handlingarna.
Övriga namn; namn på andra personer än de ovan nämnda. Här redovisas oftast namn på den som fattat beslut rörande bygglovsansökan och då vanligen stadsarkitekten.
Upphovsman; namn på den som utfört kartan eller ritningen. Här redovisas de som signerat kartan eller ritningen – stadsingenjörer, arkitekter, bygg- eller murmästare eller den sökande själv.
