Arkivtermer

Skriv ut

Här finns en förteckning över termer som ofta  används i arkivsammanhang. Termerna har ordnats efter

Allmänna begrepp

Redovisning enligt processorienterad informationsredovisning 

Redovísning enligt allmänna arkivschemat


ALLMÄNNA BEGREPP

Accession - tillväxt i arkiv eller hos arkivinstitution.

Ad acta - ”till handlingarna”. - termen används för att ange att

1. En handling skall arkiveras utan åtgärd.

2. Ett ärende är avslutat.

Akt - sammanhållna handlingar i ett ärende.

Aktomslag (fascikelomslag) - förvaringsmedel bestående av papper som viks omkring handlingar.

Allmän handling - i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen en handling som är inkommen till eller upprättad hos myndighet och förvaras hos myndighet.

Arkiv - bestånd av handlingar/uppgifter som har tillkommit i en myndighets verksamhet och som har arkiverats.

Arkivalie - se arkivhandling.

Arkivansvarig - person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid exempelvis en myndighet, förvaltning, bolag, stiftelse eller företag.

Arkivarie - person som huvudsakligen arbetar med arkivfrågor/uppgifter och som har för ändamålet lämplig universitetsutbildning.

Arkivbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning.

Arkivbildare - myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

Arkivbildning - framväxt av ett arkiv/bestånd genom en verksamhets bildande av nya handlingar, och genom fortlöpande avgränsning och strukturering av arkivet.

Arkivdepå  - arkivlokal, vanligtvis externt belägen.

Arkivera  - tillföra arkivet handlingar/uppgifter.

Arkivexemplar - det exemplar av en handling som en arkivbildare bevarar och arkiverar.

Arkivhandling - handling (kan vara av olika sorter och på olika medier) som arkiverats. 

Arkivinstitution - institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv.

Arkivlokal - lokal anpassad för förvaring av arkiv och som uppfyller de krav som ställs i gällande regler för arkivlokaler (RA-FS 1997:3). 

Arkivläggning- placering av handlingar i förutbestämd ordning efter handläggning eller annan åtgärd.

Arkivmyndighet - myndighet med uppgift att utöva tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet, samt med rätt att överta arkiv.

Arkivredogörare - person hos arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten.

Arkivvård - organisera, redovisa, skydda (fysiskt och digitalt), avgränsa, gallra och bevara arkiv.

Avställa - ta ut inaktuella handlingar/uppgifter som redan har givits en bestämd ordning, för att ge dem en annan ordning för långtidsbevarande.

Bestånd - storlek/omfattning av ett arkiv.

Bevara - spara information för all framtid.

Bevarandeförteckning - ett systematiskt ordnad redovisning av en arkivbildares arkiverade information. Strukturen för bevarandeförteckningen utgår från klassificeringstrukturen.

Bruksexemplar - läseexemplar. Vanligast förekommande vid arbete med mikrofilm.

Databärare - fysiskt underlag för handlingar/uppgifter.

Datarepresentation - kodad representation för text, bild, ljud m.m.

Diarie/dossiéeplan - systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).

Diarium - fortlöpande förd förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

Dokument - se handling

Dokumenthantering - område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument.

Dossiée - sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.

Förlaga - handling som reproduceras genom direktkopiering, filmning eller skanning. 

Förteckna - redovisa handlingar enligt processorienterad informationsredovisning, eller enligt allmänna arkivschemat.

Förvaringsmedel - hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd av handlingar, exempelvis arkivkartong eller aktomslag.

Gallra - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför:
- informationsförlust
- förlust av möjliga informationssammanställningar
- förlust av sökmöjligheter eller
- förlust av möjligheten att fastställa informationens autencitet

Gallringsbeslut - formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska förstöras.

Gallringsframställan - förslag från arkivbildare (förvaltning, bolag eller stiftelse) om gallring av allmänna handlingar, som sedan leder till ett gallringsbeslut från arkivmyndigheten.

Gallringsfrist - tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs.

Handling - framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel

Hanteringsanvisningar - en beskrivning av hur myndighetens allmänna handlingar ska hanteras, sorteras, registreras, förvaras, gallras och arkiveras.

Informationshantering - ett begrepp som omfattar hanteringen av den information som skapas och inkommer till en verksamhet och som utgör dess allmänna handlingar, både de aktuella och de arkiverade.

Koncept - arkivexemplar av utgående handling, vanligen signerat.

Leveransreversal - följesedel vid leverans av arkivhandlingar.

Leverera - fysiskt överföra handlingar till centralarkiv eller arkivinstitution. Se även Överlämna.

Långtidslagra - lagring av handlingar/uppgifter under en för databäraren lång tid.

Medium - medel och metoder för överföring av information.

Mellanexemplar - exemplar som endast får användas vid framställning av bruksexemplar. Vanligast förekommande vid arbete med mikrofilm.

Myndighet - avser även kommunala bolag och stiftelser enligt 1 § arkivreglerna.

Ordna - avgränsa och systematisera arkiv, även praktiska moment som rensning, gallring och volymbildning.

Plockgallra - avlägsna och förstöra enstaka arkivhandlingar i akt, dossiée eller serie.

Proveniens - handlingars ursprung.

Rensa - avskilja sådana handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras.

Reversal - se Leveransreversal

Skrivmateriel - materiel och maskinell utrustning (ex. papper, skrivare och kopiatorer) som används för framställning av handlingar

Säkerhetsexemplar - exemplar som endast får användas vid framställning av nytt säkerhetsexemplar och mellanexemplar. Vanligast förekommande vid arbete med mikrofilm.

Typexemplar - arkivhandlingar som undantas från gallring för att representera motsvarande handlingar som gallrats

Upptagning - handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Värdera - utreda och bedöma värdet på handlingar/information på kort och lång sikt.  Värderingen ska ta hänsyn till allmänhetens rätt till insyn samt till rättskipningens och forskningens framtida behov av informationen.

Åldringsbeständigt papper - papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende.

Överlämna - formellt överföra ansvar för arkiv (se även Leverera).

Upp  

REDOVISNING ENLIGT PROCESSORIENTERAD INFORMATIONSREDOVISNING

Aktivitet - en avgränsad insats som utgör ett led i en process.

Beteckning - unikt id som byggs upp av klassificeringsstrukturens punktnotation.

Bevarandeförteckning - redovisning av de handlingar som ska bevaras.

Förvaringsenhet - det förvar som behöver beskrivas för att möjliggöra åtkomst och hantering av handlingar, tex arkivbox, optisk skiva eller arkivfil/filer.

Förvarings-id - unikt id för förvaringsenhet.

Grupp av handlingsslag - handlingsslag som förvaras tillsammans.

Handlingsslag - alla handlingar som tillkommer inom en process. Ett handlingsslag kan bestå av en eller flera handlingstyper. Exempelvis avsätter processen att upphandla ett antal handlingstyper, exempelvis förfrågningsunderlag och tilldelningsbeslut. Tillsammans bildar dessa processens handlingsslag benämnt upphandlingshandlingar.

Handlingstyp - kategori av allmän handling, t.ex. apt-protokoll eller huvudbok. Handlingstyp är medieoberoende, d.v.s. kan bestå av analoga eller digitala handlingar.

Hanteringsanvisningar - anvisningar för hur en myndighets handlingar ska hanteras.

Informationsredovisning - redovisning av den information en myndighet hanterar i form av allmänna handlingar. Informationsredovisningen består av uppgifter som ska kunna presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, hanteringsanvisningar och en bevarandeförteckning.

Klassificeringsstruktur - struktur som används vid informationsredovisning för att beskriva verksamheten. Klassificeringsstrukturen representerar verksamheten genom att den byggs upp av verksamhetsområden, processgrupper och processer.

Process - processer är återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja aktiviteter. Processen riktar sig till en extern eller intern mottagare. Process är alltid den lägsta nivån i klassificeringsstrukturen.

Processgrupp - processgrupper är grupperingar av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Processgrupp utgör en frivillig nivå i klassificeringsstrukturen under verksamhetsområde. Nivån utgör en rubriknivå.

Registreringsplan - systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne. Jämför diarieplan. Registreringsplanen bör utgå ifrån klassificeringsstrukturen.

Strukturenhet - del av klassificeringsstruktur, t ex ett verksamhetsområde eller en process.

Verksamhetsområde - verksamhetsområden utgår ifrån de uppdrag som en förvaltning/ett bolag har. Verksamhetsområden är grupperingar av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Alla processer ska sortera under ett verksamhetsområde. Verksamhetsområde utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen, nivån utgör en rubriknivå.

Upp

REDOVISNING ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT

Allmänna arkivschemat - förteckningsplan med fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas (jämför förteckningsplan).

Arkivbeskrivning - översikt över en arkivbildares arkiv, arkivbildning och arkivverksamhet.

Arkivbildningsplan - plan som styr arkivbildning/arkivering hos en arkivbildare och som kan innehålla uppgifter om databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring (jämför arkiveringsplan, dokumenthanteringsplan).

Arkiveringsplan - se arkivbildningsplan (jämför arkivbildningsplan, dokumenthanteringsplan).

Arkivförteckning  - sökmedel vari ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. Kan också utgöra kontrollinstrument.

Arkivredovisning - utarbetandet av hjälpmedel för sökning i och användning av arkiv, t.ex. arkivförteckning och arkivbeskrivning. Arkivredovisning är också ett sammanfattande begrepp för olika hjälpmedel för sökning i, och användning av arkiv.

Dokumenthanteringsplan - se arkivbildningsplan

Förteckningsplan - systematisk plan för att förteckna arkiv (jämför allmänna arkivschemat).

Huvudavdelning - högsta nivån i en förteckningsplan (se även underavdelning).

Proveniensprincipen - den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet.

Serie - följd av volymer eller handlingar som uppkommit under en arkivbildares verksamhet eller genom senare ordningsarbete och hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande.

Seriebeteckning - se seriesignum.

Serierubrik - titel på serie.

Seriesignum - kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller i arkivförteckning.

Signum - samlingsbegrepp för serie- och volymsignum.

Underavdelning - lägre nivå i en förteckningsplan (se även huvudavdelning).

Volym - fysisk enhet för förvaring av arkivhandlingar, exempelvis arkivbox, aktomslag.

Volymbildning - sammanförande av arkivhandlingar till en volym.

Volymsignum - en volyms kodbeteckning, bildad av seriesignum och volymnummer enligt arkivförteckning.